扫描二维码 关注一览公众号

打开微信扫一扫,即可直接关注

当前位置: 一览薪闻 > 薪历程 > 如何像一支团队一样战斗?

如何像一支团队一样战斗?

2018-01-02 14:31:11| 发布人: 郑晓桦 | 来源:一览薪闻| 浏览(2670)| 评论(1)

你有没有遇到过这样的经历:单独去执行一个任务时,成果还不错。但当涉及多线任务,需要同时跟进不同对接人,统筹一大堆信息时,就特别容易出差错。

比如:花了大量时间讨论,开冗长的会,到头来却得不出任何有用结果;原定的计划不断拖延、延期,任务进度一直没有进展;明明把工作安排妥当,一忙起来却全部抛诸脑后,全凭印象做事;收集了大量资料,记了一堆备忘信息,执行时却总是丢三落四,导致被老板说「统筹能力不行」……

很多时候,发生这些情况,并不是由于你的能力不行,而是,你没有将你的思维,从「任务」转移到「项目」。

什么是项目?项目其实并不复杂,它无非就是一系列任务的统称。

无论是开设一个门店,举办一场活动,设计一个产品,组织一次推广……甚至,聚焦到个人身上,准备一场考试,完成一次演讲,策划一场旅行,都可以是一个项目。

当我们聚焦在一项任务上面时,我们需要考虑的地方很少:无非「如何把任务做得更好」而已。

但当我们面对一个项目,我们需要考虑的地方,就多了很多:

时间有限,如何在规定的时间内,尽可能提高成果?

资源有限,如何做,才能最大化资源的利用效率?

跟项目相关的信息,错综复杂,如何将它们尽可能利用起来?

协调好这些因素,就需要我们建立一套,行而有效的项目管理方法。

不要看到「项目管理」就心生畏惧 —— 其实,只要运用一些简单的思维和工具,你也可以一个人,撑起一个复杂的项目。

刚好训练营结营了,我就以这期训练营为例,分享给大家一些有效的方法。

 

1. 边界分析法

前阵子,我分享了自己通过 DIKW 模型来学习的方法。有同学在后台提问:

在网上搜寻信息时,经常一不小心就陷了进去,不断浏览新页面,导致花上大量时间,如何把握这里面的「度」呢?

其实,这看似简单,却是项目管理特别核心的一个思维。

无论做什么,时时刻刻问自己:我所做的,是否在项目边界之内?

什么是项目边界?简而言之,就是一条明确的界限:这次的项目要做什么,不做什么。

这必须在项目最开始的时候就确定下来。

举个简单的例子:

规划一次旅行,途径某个城市,转机时间24小时,那么我就会首先做好计算:这24小时里面,除去交通的时间,以防意外的安全时间,剩下能自由行动的时间,有多少?

接着,所有可能会消耗时间的方案(比如需要排队、路途遥远、位置偏僻等),全部会被我筛出去。

我会把所有的注意力,放在位于市区里面、交通便利、无需花费太多时间的景点,再大致定下游览路线。

这样一来,哪怕玩得不是很尽兴,错过了某几个地方,也不要紧。因为我知道,一旦误机了,后面的损失会更大 —— 所有做好的规划,可能都要全盘推翻重来。

更重要的是,这可以避免在规划的时候,浪费大量时间,最终却发现找出来的场所都不合适。

这就是「在边界之内思考」:先划下边界,再考虑「自己所考虑的事情,是否在边界之内?」如果不是,就先记下来,将其清出大脑,避免在上面浪费过多的时间和精力。

实际应用中,可以采用这样的方式:

在一张白纸上,画下一条线:左边是「边界之内」,右边是「边界之外」。每当你想到任何一个新议题时,将其写下来,看看它是位于线(边界)的左边,还是右边。

最常用的场合,是在会议上。

我保证,你一定见过这样的同事:发言从第一句开始就天马行空,总是不经意带偏会议的节奏,还一说就是一大通,又不好打断。

这个时候最需要的是什么呢?主持人在白板上画下一道线,告诉他:你说的我们先记下来,下次再找时间讨论,现在我们回到会议中心议题上。

这样,就可以保证,整个讨论过程,始终都在「我们的控制之内」,不会偏离到其他方向。

同样,在规划训练营的时候,我会先思考:训练营要包含哪些内容?不包含哪些内容?这中间明确的一条界限是什么?

这样一来,就可以避免在规划和执行过程中,不断地「增加」新的东西进来,导致训练营变得过于臃肿、复杂,也不利于同学们的理解。

 

2. 里程碑跟进法

在项目管理中,最常用、也是最重要的是什么?莫过于时间规划了。

如果说时间管理,是对于单线任务的管理,那么项目管理就更加立体:同一段时间里,要兼顾多个项目、多个任务,如何才能避免手忙脚乱?

举个例子:我在筹备训练营的时候,同时还要兼顾公众号、写书,以及跟朋友合作的其他项目,如何才能将这些事情,一一安排妥当?

一个行而有效的方法,是利用 Excel,做出一张「里程碑表格」,将所有需要兼顾的项目,全部写上去,记录下关键节点(亦即「里程碑」)。

再根据这张表格,每天跟进,记录当天的进度、重要事项、备忘录。达到用一张表格,就能统筹所有项目的目的。

 

横轴是时间,纵轴是项目类别。标红的格子是关键节点,也就是「里程碑」,亦即已经确定下来、需要交付明确成果的时间点。

接着,每一天结束了,再拨出一段固定的时间,用来做跟进:在当天的格子里,将这一天主要的进展、成果和重要信息记录下来,便于以后查看。

这张「里程碑表格」,有什么作用呢?

1)纵向看,可以一目了然看到:每一天需要完成哪些任务。

当面对的任务繁多、项目复杂的时候,用滴答清单等 Todo List 工具,不便于纵览全局。但用里程碑表,我们就可以看到这个月所有的安排。知道自己手头上有哪些事情,这些事情需要完成什么,对时间有什么要求,等等。

更具体来说,只要我们定位到某一天,纵向划下一道线,当天所有需要完成的事情,也就全部一清二楚。

2)横向看:可以以项目为核心,看到某一个项目的全部规划。

这一点不用说了。我们定位到任意一行,就能清楚地看到:对于某个项目,已经确定的关键节点有哪些;为了实现这些关键节点,我们需要做什么;每一天需要完成多少进度;等等。

3)每日跟进:可以让自己知道,实际执行跟计划的差异。

任何一份计划,做出来,仅仅只是开始。如果把计划放在一边不管,是不会起到任何作用的。

所以,我们需要在每天的格子里,记录下每天的进度、问题和重要信息,做好跟进。

这样,才能让我们看到,每一天,项目实实在在地在推进着。如果遇到任何障碍和问题,也能及时注意到,纳入考虑范围。

可能有同学会问:能不能用日历来做「里程碑」?其实也可以。就是用起来,不如直接用 Excel(或是其他表格软件)方便。

而且,在时间管理领域里,日历通常有另外一套其他的用法。以后会再分享给大家。

当然,这只是一个极其简化的模型,项目管理中,面对更复杂的项目,会有更高级的应用,在这里就不展开讲了。

 

3. 笔记统筹法

训练营第一期的学员,会知道:我在课程中,安排了大量的实例、材料和练习题。

这些内容从哪里来的呢?绝大多数,都是我平时上网、读书的时候,从各种途径收集起来,并优化、修改的。

日常生活和工作中,我们会接触到大量信息。这些信息,如果仅仅是蜻蜓点水,不加收纳和应用,很容易遗失,非常可惜。

譬如说:学员们提的建议,聊天时突发的灵感,上网时看到的材料,突然想到的一个切入点……

这些信息,如果平时不注意收集,仅仅在任务到来时,才主动去搜集的话,效率会相当低。

所以,从我开始筹备训练营的时候,就在笔记里新建了一个笔记本,取名「训练营」。并将所有相关的信息 —— 无论是聊天记录的只言片语,还是网上的材料,全部丢进里面。

等到拥有整段时间时,再对里面的内容,进行重组、整合和应用。

比如:刷知乎时看到一段材料,觉得「很适合让学员们来找漏洞」,我就会将它直接分享到笔记里,加上「习题」的标签。

跟朋友聊天时,突然产生一个灵感,很适合用到讲课里,我就会立刻记下关键词,打上「想法」的标签,放进「训练营」笔记本里。

然后,再在每天晚上,检视一遍今天新增的笔记。对每一条笔记去思考,怎么做,才能更好地把它用起来。

譬如说:将记下来的「想法」全部放到一起,看它们能够如何整合起来,产生更好的效果;

将「案例」放到一起,进行对比,思考:如何让大家的思路能够由浅入深、逐步细化?应该如何安排这些案例的顺序?是否需要对其中部分内容进行修改?

诸如此类。

这里说一下,我使用的笔记工具,是印象笔记。但其他笔记也能胜任。比如 Onenote、有道云笔记、为知笔记、Bear,都可以。

(真没有收广告费)

通过这个方式,让平时所有的碎片信息「为我所用」,就能最大化对信息的利用效率。

 

4. KPT复盘法

我常常说一句话:一个项目做完了,远远没有结束,只有经过复盘,将项目中的经验和教训记住,用在下一次项目中,才是真正尽到了它的使命。

所以,复盘的重要性,提到多高也不为过。

如果没有复盘,一个项目做下来,你相当于任何提升都没有获得。该犯的错下次还是会犯,该绕的路下次还会绕,该遇到的坑下次还会遇到。

那么,如何简单有效地做好项目复盘呢?

有一个简单的方法,叫做 KPT 复盘法。

K 代表 Keep:在这次项目过程中,有哪些细节、操作,是可以继续保持的?

P 代表 Problem:在这次项目中,遇到了什么问题?有哪些地方需要进一步思考、解决?

T 代表 Try:在这次项目中,有哪些想法是可以在下次项目中尝试的?不妨测试一下。

举一个例子,这是训练营第一周的复盘:

注意:在应用 KPT 复盘法的过程中,顺序一般是这样:

1)找出 K:亦即肯定这个周期中有效的行动,继续保持到下一个周期里;

2)找出 P:亦即通过反馈、汇报和成果,找到这个周期中存在的问题,把它们记下来;

3)写下 T:根据找到的 P,试着写出可行的尝试方法,再一一进行小范围测试。

这样一来,就能让每一次的经验和教训,都成为下一次项目宝贵的财富。

要注意的是,并不是只有项目结案了,才能复盘。实际上,每一个周期里,都可以进行一次小复盘。

像前面举的例子,就是在第一周结束之后,进行的一次小复盘,并用到第二周里面。

希望这些方法,能够切实有效地提升你的工作效率。: )

 

来源:L先生说

原标题:如何像一支团队一样战斗?

我要回复

分享到:

您尚未登录,请登录后再提交你的评论!
没有账号?立即注册

他们都在说(共 1 条评论)

浅小浅

2018-01-02 14:33:38

不要成为孤胆英雄

赞(263)回复(0)

[1]

关于一览  |  联系我们  |  用户反馈  |  友情链接  |  实名认证

深圳市一览网络股份有限公司 版权所有 ©2006-2018 粤ICP备08106584号 增值电信业务经营许可证:粤B2-20070017

深圳网络警察报警平台 深圳网络警
察报警平台

公共信息安全网络监察 公共信息安
全网络监察

深圳市市场监督管理局企业主体身份公示 工商网监
电子标识

安全联盟