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5份基础的报告,让你对整个项目一览无余

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来自: 重新开始的小新 发布于: 2017-01-09 01:49:17

00 引言

项目经理和项目利益相关者可能没有那么多的时间关注项目的很多细节问题,他们往往通过项目的报告来了解项目的情况,这个时候,什么样的项目报告是合适的而且能够反映项目最新进展的就起到至关重要的作用。

这里给出了5份基础的且必须的报告:项目工作量报告、项目状态报告、项目剩余趋势报告、项目整体趋势报告和进度偏差报告。这些报告可以单独形成,也可以依据不同的人员需求进行组合,但内容应该是独立且客观的。

5份基础的报告,让你对整个项目一览无余

01 项目工作量报告

项目工作量报告就是项目资源使用晴雨表,它能够立即显示在一个项目上工作的人,他们剩下多少工作以及他们将在什么时候工作。这份报告最好的一点是,你可以用来和客户进行工作沟通,制定特定的计划,甚至在多个项目之间进行资源调配。

报告中需要将最后完工的人置于顶部,这样阅读者可以知道他的工作就是驱动项目的结束日期,并且在报告中可以强调哪些人是关键位置,是否存在将项目陷入风险的可能性,通过整体的工作量报告,可以对个工作内容或者工作量进行平衡,以保持项目进度不受影响。

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02 项目状态报告

项目状态报告是将项目中一些最重要的数据进行了总结和分析,通过这个报告,可以查看项目的总体进度,设定的各个里程碑时间。项目状态报告对项目中已经分解的各个模块进展也要进行描述,每个单独模块的进展是否会影响到整体进度,哪些模块的进度滞后,哪些模块又超前。

通过状态报告可以看到已经完成了哪些工作量,这些工作量都是由谁完成的。状态报告一方面给其他利益相关者进行快速的共享,同时也可以给其他部门或者内部团队进行参考以及问题回溯,迅速的找到对应的责任人。

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03 项目剩余趋势报告

如果需要向项目团队展示项目当前的交付进度,那么需要完成剩余趋势报告,这份报告是一个动态的对比图表,它显示了一个项目的估计剩余工作如何随时间改变,并显示可能的最终结束时间。理想的情况下,绘制的线应该逐步倾斜,这意味着项目的剩余工作随着时间的推移而减少,这是每个利益相关者都希望看到的。

但是在实际的交付过程中,和标准的曲线相比,会出现波动,这些波动如果是向上跳动,主要是由于项目范围出现变更,或者低估了交付的任务量导致的,如果出现向下跳动,意味着范围被削减用以满足截止日期,或者你的团队并没有在推动项目,而是处于窝工状态。

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04 项目总趋势报告

总趋势报告是了解项目整体范围变化的最佳方式,报告中包含了总的工作量,项目的不确定性范围以及已经完成的工作量。

项目的目标是使范围尽可能的接近商定的计划,因此,在一个正常的健康的项目中,报告中的绘制曲线和目标曲线之间是平坦且连续缩小的,并且最终达到总的趋势线目标,这意味着项目团队正在取得一致的进步和完成的工作,当然这是很难实现的。

当然这些曲线有一定的差异是正常的,但是如果有激烈的峰值是增加或削减范围的标识,需要深入了解发生了什么,并确保仍然能够按照进度完成,而不会影响项目的质量或可交付成果。

5份基础的报告,让你对整个项目一览无余

05 进度偏差报告

这个报告可能较为简单,重点是提供一个简单的视图,用于计算项目实际完工日期在整个项目的生命周期内是如何变化的。

一般会有三个线性曲线,一个被称为预期线,希望保持平坦的直线,这意味着项目的完成日期保持不变,当随着项目进度开始的时候会不断的变化,这个日期可能会超过预期线,这样就形成了最终的实际的不断变化的曲线;最后如果最终需要出现重新谈判,则可能会有一个最终截止时间线,这个可能会是给予项目的最后底线。

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