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创新型项目中,项目经理最重要的工作可不仅仅是做计划

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来自: 重新开始的小新 发布于: 2017-01-05 01:18:40

00 引言

很多人以为,项目经理存在的最重要的贡献是制定项目计划。的确,作为一个项目经理做,要将项目目标按照工作结构进行分解形成一个个任务;对各个任务标识出前后的依赖关系。

如果有项目管理工具或系统,需要将任务导入项目管理工具和系统中去;和职能经理一起构建合适的项目交付团队,并将任务分配给团队成员;然后接下来项目团队只是按照计划实施,项目经理监督团队成员的工作,以确保团队按计划完成任务并达成项目目标。

那么让我们再想一想,制定计划是不是项目经理最重要的工作—尤其是需要在很多不确定性工作之间进行创新的项目。

如果想要创新成功,项目经理最重要的工作就是培育一个团队可以创新的环境。为此,项目经理必须在整个项目中与团队以及各个利益相关者沟通、重点解决问题以及创造失败的空间。下面可以仔细地看看项目经理需要做些什么来保持创新蓬勃发展。

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01 沟通:提问,了解目标,每日参与

在制定建造一栋摩天大楼的计划时,经验丰富的建筑项目经理很快就能知道执行常规任务需要多长时间,如浇注混凝土或布线灯。这个项目经理也将能够建立计划,而不与实际上做工作的人交谈。

但是当涉及创新时,很少有任务是常规的,因此项目经理必须与整个团队进行合作来创建计划。项目经理在这个过程中的作用不是回答创建计划所需的所有问题,而是确保正确的问题被提出和回答。

为此项目经理必须充分了解利益相关方的目标和关注,以便在整个项目中代表他们。然后项目经理与团队合作创建工作分解结构和任务的初始时间估计,并确定这个计划的目标是否准确。

一旦项目启动,项目经理需要每天参与团队,可能通过每天的例行会议,以便计划可以更新,并且向利益相关者随着计划的发展而告知变化。在任何时候,利益相关者都应该能够通过项目经理来了解项目中的最大风险,最新的进展,以及计划如何变化和下一个交付成果的进展情况。

如果发布项目的定期报告,报告中必须描述项目当前的状态,并和利益相关者分享,特别是项目中任何的主要经验教训或以及存在偏离预期的分析。

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02 专注于解决问题和未完成的任务

项目经理建立创新文化的一个方法是将重点放在解决的问题作为核心活动,而不是执行的任务。 这给了团队灵活性,让他们发挥自身的专业知识,形成团队的主动性。

当客户需要项目团队完成某项任务的时候,需要关注于客户的目的是什么,比如客户需要团队去测试系统中的噪音,其实客户的背后含义是是否需要对噪音进行屏蔽,项目团队分析系统的其它部分设计后,得出的答案是显而易见的,因此,给客户建议在测量之前,需要改善前端的滤波系统。

如果团队没有任何分析,就去进行测试,当完成测试任务后,会发现浪费了大量的时间和金钱,却不一定能够得到想要的答案。

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03 失败不是可选项,而是必选项

如果一个项目经理认为项目团队不会失败,那么可以保证他们不会采取必要的风险去找到一个创新的解决方案。如果一个概念没有实现,利益相关者可能会浪费时间和精力,但如果整个项目团队都从中没有学到任何东西,那么之前投入的时间和精力所产生的努力只会浪费掉,而没有任何收益。

例如,如果你花了三天时间形成一个结果,但是这个结果是无效的,这是浪费的努力。但如果这个结果无效的原因是不明显的,并通过这个结果找到存在的问题点和可能导致失败的风险,那么它又是一个成功的。

作为一个项目经理,工作内容是建立一个计划,这个时候千万不要假设项目都会遵循幸福的康庄大道,所有一切都正确。如果你这样做,那么哪些不会出现的想法会导致项目延误和让各利益相关者失望,并且这给利益相关者和团队带来巨大的压力,导致无法规避未来的风险。

但是在实际的项目中,却很难在计划中建立“失败”,因为你的利益相关者希望你快速的推进项目,这才是最困难的地方。

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04 成为项目中重要的一部分

作为项目经理,要让团队中的每个人都感到受到保护,所以他们将有信心去进行创新。承担的风险大小和获得的收益是呈正比的,所以需要去保护团队的创新氛围,只有什么都不做才不会有风险,但那又有什么意义呢。

在创新文化中,人事经理和项目经理之间的区别变得模糊。 你的团队成员经常会跨越学科的界限,有时候却并不清楚是否自己的方式出了问题,这是就需要更多的沟通和信任。

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作为项目经理,培养团队也是一项重要的工作,要让团队中的每个人认为自己都是团队中不可或缺的一部分,主动去承担责任。

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